Asistente Ejecutivo Job at Opal Hotels Group
Asistente Ejecutivo
Departamento: Oficina Corporativa
Reporta a: Equipo de Dirección Corporativa
¿Cuál es el trabajo?
En este puesto, dirigirá las actividades de reclutamiento y cultura de Opal Hotels, y asistirá al Controlador Corporativo en algunas funciones básicas de contabilidad. Serás responsable de promover la cultura de Opal en toda la cartera y apoyar a los gerentes en el reclutamiento de nuevos miembros del equipo. Ayudarás a dar a conocer Opal y los hoteles a los miembros del equipo y a los inversores.
Tu día a día
Gente + Cultura
Adopte y defienda una cultura a la que las personas quieran unirse, aprender, dar lo mejor de sí mismas y avanzar de acuerdo con los valores fundamentales del Grupo Opal Hotels.- Apoyar al Director de Operaciones (DOO) en la optimización y maximización de la experiencia del asociado de Opal.
- Desarrollar y garantizar que las descripciones de trabajo de Opal uniformes y consistentes para todos los títulos de trabajo estén disponibles y se utilicen adecuadamente.
- Administrar los programas de medición y mejora del Índice de Satisfacción del Asociado (ASI).
- Promover el programa mensual de Reconocimiento de Asociados.
- Destacar y proporcionar un mayor reconocimiento de los miembros del equipo.
- Implemente e informe a los miembros del equipo sobre los beneficios actuales y nuevos.
- Asegúrese de que el Manual del empleado de Opal se mantenga actualizado, preciso y cumpla con las normas y regulaciones locales, estatales y nacionales y las leyes laborales.
Contabilidad
Revisar y contabilizar cuentas por pagar.- Apoyar al Controlador en la escritura de cheques, procesamiento de pagos ACH y pagos con tarjeta de crédito.
- Conciliación de tarjetas de crédito.
- Ayude al controlador a configurar nuevas cuentas, cerrar cuentas actuales o realizar cambios relacionados con el proveedor.
- Mantener y actualizar los SOP relacionados con la contabilidad.
- Resolver problemas de facturación.
General
Demostrar un alto nivel de integridad, tomar posesión de las acciones personales y de equipo, comunicarse de manera efectiva, promover la colaboración, fomentar un ambiente de trabajo positivo y profesional, y apoyar el desarrollo y la adhesión a las políticas, valores y procedimientos operativos estándar de Opal.- Ayudar en las relaciones con los inversores: materiales de marketing, boletines informativos, publicaciones en redes sociales.
- Trabajar para mejorar los procesos y sistemas para garantizar la máxima eficiencia.
- Actualice los procedimientos operativos estándar de Opal según sea necesario.
- Proporcionar soporte administrativo al equipo corporativo de Opal.
Requisitos
Diploma de escuela secundaria, educación de nivel superior preferido.- Debe ser un líder fuerte, automotivador y constructor de equipos.
- Debe sentirse cómodo con el uso de diferentes programas.
- Debe comprender los principios básicos de contabilidad.
Responsabilidades específicas
Envíe un correo electrónico diario de actividades y logros al final del día a los líderes del equipo corporativo de Opal.- Lea diariamente los correos electrónicos de los gerentes generales y el equipo corporativo de Opal y envíe por correo electrónico cualquier respuesta según corresponda a los líderes de equipo relacionados.
- Participar y brindar apoyo al equipo de liderazgo corporativo durante las reuniones mensuales de los líderes del Departamento y los Gerentes Generales para revisar los resultados, el progreso y la responsabilidad.
- Desarrollar, administrar y apoyar a los Gerentes Generales en la implementación de los esfuerzos de reclutamiento de miembros del equipo.
- Coordinar con los Gerentes Generales los esfuerzos de Alcance y Servicio Comunitario de acuerdo con los objetivos de Opal.
- Desarrollar y lanzar un programa de capacitación en seguridad para todos los asociados, asegurando que los nuevos asociados, en particular, reciban conocimientos clave al principio del proceso de incorporación.
- Administrar, monitorear y apoyar el programa de medición y mejora de la satisfacción de los asociados, que incluye:
- Encuesta de participación de los asociados
- Cumplimentación regular, obligatoria y anónima por parte de todos los asociados de Opal
- Tabulación y publicación de resultados
- Comparaciones dentro de la cartera de hoteles Opal
- Identificación de problemas críticos para mejorar
- Programas de mejora y seguimiento
- Realizar encuestas periódicas de salarios y beneficios.
- Comunicar nuevas políticas, información y directivas a todos los empleados.
- Revisar y actualizar la evaluación de optimización de talento de los Gerentes Generales de Opal.
- Apoyar a los gerentes generales en la selección, participación e incorporación activa de nuevos miembros del equipo.
- Apoyar a los gerentes generales en la administración de las evaluaciones de desempeño de los empleados.
- Desarrollar y administrar las tradiciones de reconocimiento de los empleados de Opal (es decir, cumpleaños, aniversarios de trabajo, etc.)
- Notificar a los Gerentes Generales sobre el uso de tarjetas de crédito y la conciliación con las facturas.
- Apoyar al Controller y Gerentes Generales con el pago de facturas o servicios a través de Tarjeta de Crédito.
- Configure nuevas cuentas de proveedores relacionadas con adquisiciones de hoteles o propiedades hoteleras existentes. Comunicarse con los proveedores con respecto a cualquier discrepancia o verificación de facturas.
- Contabilice y procese asuntos rutinarios de Cuentas por Pagar con la supervisión del Contralor Corporativo.
Atributos óptimos
Excelentes habilidades de comunicación- Excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización
- Creativo/Pensador fuera de la caja
- Dispuesto a asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas
- Consistente y congruente
- Aspecto bien cuidado y profesional
- Orientado al detalle
Beneficios:
- 6 vacaciones pagadas por año
- Licencia por duelo
- Beneficios médicos, de visión, dentales y suplementarios
- Paquete 401(k)
- Beneficio de la póliza de seguro de vida de $10,000
- PTO (tiempo libre pagado)
- Descuento en la tarifa de habitación para empleados amigos y familiares (no válido en su lugar de trabajo)
Estándares de desempeño
El rendimiento se medirá de la siguiente manera:
- Mantener una baja tasa de rotación de empleados
- Construir y mantener una buena cultura y moral de la empresa
- Administrar la realización oportuna de las encuestas de ASI
- Procesamiento preciso y oportuno de los asuntos contables
Las declaraciones en esta descripción del trabajo están destinadas a representar los deberes clave y el nivel de trabajo que se realiza. No están destinados a ser TODAS las responsabilidades o calificaciones del trabajo.
Empleador que ofrece igualdad de oportunidades
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